Deuxième ville des Yvelines avec 53 223 habitants, Sartrouville fait partie de la communauté d'agglomération Saint Germain Boucles de Seine qui regroupe également 18 autres communes des Yvelines et du Val d'Oise. Constituée d'un vaste ensemble pavillonnaire et d'immeubles aux statuts variés, Sartrouville qui est reliée à Paris d'un côté et à Poissy ou Cergy de l'autre, possède deux attraits majeurs : la qualité des services rendus à la population et une parfaite connexion au réseau de transports d'Île-de-France (RER A, Transilien, nombreuses lignes de bus). Sartrouville, une ville attractive et reconnue pour la qualité de son cadre de vie.
Rattaché à la Direction des Régies, vous apporterez un soutien administratif essentiel au Directeur et aux Chefs de service, contribuant au bon fonctionnement des activités et au suivi opérationnel et administratif des projets. Dans ce cadre, vos missions consisteront à :
Réalisation et mise en forme de documents administratifs
Assurer la rédaction, la mise en forme et la présentation de documents administratifs.
Prendre des notes et rédiger tous types de courriers et documents.
Réaliser la saisie et la mise en page de documents de nature variée.
Organiser le classement, l'archivage et la gestion documentaire des dossiers.
Suivi administratif de l'activité du service
Assurer le suivi administratif des projets et des activités de la direction.
Intégrer les priorités du service dans l'organisation quotidienne des missions de secrétariat.
Assurer le suivi de l'exécution budgétaire du service.
Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord et de suivi de l'activité.
Accueil et gestion des relations avec les usagers et partenaires
Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat.
Informer, orienter et mettre en relation les interlocuteurs avec les services compétents.
Adapter sa communication en fonction des différents interlocuteurs.
Réceptionner, filtrer et transmettre les appels, les messages et les courriers électroniques.
Organisation et préparation des réunions
Organiser et planifier les réunions de la direction.
Élaborer les ordres du jour en lien avec le responsable de service.
Veiller au respect des délais de diffusion des documents préparatoires.
Assurer la prise de notes en réunion et rédiger les comptes rendus.
Gestion comptable et des moyens généraux
Établir les bons de commande et réaliser les engagements comptables.
Contrôler les factures et en assurer le suivi administratif.
Saisir et suivre les crédits budgétaires sur le logiciel de gestion financière.
Assurer la gestion des stocks et des fournitures de bureau.
Nos attentes :
Niveau d’études : Niveau 4 (Baccalauréat) minimum ;
Formation ou expérience en assistanat de direction ou assistanat de gestion ;
Maîtrise des techniques de secrétariat : prise de notes, rédaction, mise en forme ;
Très bonnes capacités rédactionnelles (orthographe, syntaxe, présentation) ;
Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels comptables ;
Compétences en organisation, gestion du temps et suivi administratif.
Vos atouts :
Sens du service public, rigueur et discrétion professionnelle ;
Première expérience dans le domaine du BTP ;
Très bonne capacité d’adaptation et réactivité dans un environnement dynamique ;
Aisance relationnelle et sens des relations humaines ;
Capacité à travailler en autonomie tout en collaborant étroitement avec la Direction ;
Disponibilité et sens aigu de la confidentialité.
Vous souhaitez intégrer une structure qui place l’Humain et le sens du Service au cœur de ses valeurs, tout en offrant des perspectives d’évolution et de formation à ses collaborateurs ? Alors rejoignez-nous !
Conditions de travail et avantages :
Poste ouvert au cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle ;
Temps de travail : 39 heures par semaine avec horaires variables ;
Rémunération statutaire, RIFSEEP et CIA ;
Congés annuels et 22 RTT ;
Possibilité de télétravail ;
Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ;
Possibilité de participation mutuelle et prévoyance ;
Présence d’un frigo connecté avec participation employeur de 3 € par jour sur la prestation ;
Politique dynamique de formation ;
Possibilité d’activités sportives gratuites sur le temps du midi ;
Adhésion amicale du personnel et CNAS.
