Au sein de notre organisme de formation, vous êtes un acteur central de la relation client et de l'organisation des actions de formation.
Vous accompagnez les entreprises, les salariés et les particuliers tout au long de leur parcours, depuis la première demande de renseignements jusqu'à l'entrée en formation. Véritable coordinateur(trice), vous veillez à la qualité de l'expérience client, à la bonne organisation administrative des formations et au respect des procédures internes.
En collaboration étroite avec l'équipe pédagogique, les formateurs et notre assistante administrative, vous contribuez au développement de l'activité et à la satisfaction des clients.
Aspect commercial :
- Recueil des besoins de formation des clients/ prospects : l'orienter vers la formation la plus adaptée
- Conseiller les entreprises et les particuliers sur les modalités d'accès à la formation.
- Informer et accompagner les clients sur les dispositifs de financement mobilisables (OPCO, CPF, France Travail, financement entreprise, autofinancement…).
- Assurer le suivi commercial des demandes, effectuer les relances et maintenir une relation de confiance avec les clients.
- Elaborer des propositions commerciales et optimiser la rentabilité
- Prendre en charge et maitriser le logiciel CRM (Copper)
Gestion administrative de la formation :
- Élaborer les devis et assurer leur suivi jusqu'à leur validation.
- Établir les conventions de formation et l'ensemble des documents contractuels.
- Assurer l'inscription des stagiaires jusqu'à leur entrée en formation.
- Planifier les sessions de formation.
- Saisir et mettre à jour l'ensemble des informations dans Digiforma.
- Veiller à la conformité des dossiers administratifs.
- Assurer la préparation des documents nécessaires au bon déroulement des formations.
Coordination des formations :
- Organiser les sessions de formation en lien avec les formateurs et les clients.
- Rechercher et identifier des formateurs externes répondant aux besoins spécifiques des clients lorsque cela est nécessaire.
- Vérifier les disponibilités des intervenants.
- Assurer le suivi des actions de formation jusqu'à leur démarrage.
- Participer à l'amélioration continue de l'organisation des formations.
Appui administratif :
En lien avec l'assistante administrative, participer à la gestion quotidienne de l'organisme :
- accueillir les participants et intervenants ;
- gérer l’ouverture et/ou la fermeture du site ;
- préparation des dossiers administratifs ;
- suivi documentaire ;
- classement et archivage ;
- traitement des demandes diverses ;
- participation au bon fonctionnement administratif de la structure.
Compétences & qualités attendues
- Bac +2 à Bac +5 dans les domaines de la formation, des ressources humaines, de la gestion, du commerce ou de l'administration.
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service client.
- Très bonnes capacités rédactionnelles.
- Aisance téléphonique.
- Bonne organisation et gestion des priorités.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers.
- Maîtrise des outils informatiques.
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de ses dispositifs de financement.
- Une connaissance de Digiforma constitue un véritable atout.
- Sens de l'organisation, rigueur et capacité à prioriser.
- Sens du service, accueil et communication.
- Autonomie avec capacité à demander de l’aide si nécessaire.
Rémunération : Jusqu'à 35 000,00€ par an
Avantages :
- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
Question(s) de présélection:
- Parmi ces outils (Google Workspace (Gmail, Drive, Agenda, Sheets...); Digiforma ; DocuSign ; CRM) lesquels utilisez-vous régulièrement ?
- Êtes-vous actuellement autorisé(e) à travailler en France sans restriction ?
- Décrivez en quelques lignes votre expérience dans la gestion administrative ou commerciale de la formation professionnelle (organisme de formation, OPCO, CPF, Qualiopi, Digiforma...).
Lieu du poste : En présentiel
