Type d'emploi : CDD
Lieu du poste : En présentiel
OFFRE D'EMPLOI
Nous recherchons un Assistante / Assistant d'Exploitation Transport pour rejoindre notre équipe dynamique.
Mission principale
Au plus près du terrain et du dispatcheur, l'Assistante d'Exploitation assure le soutien opérationnel et administratif du dispatching. Elle/Il contribue à l'organisation optimale des tournées pour l'ensemble des flottes spécialisées (bennes, toupies à béton, porte-conteneurs, plateaux), tout en assurant le suivi rigoureux de la facturation et des comptes clients.
Activités et responsabilités principales
1. Appui à la planification et au dispatching
- Assister le dispatcheur dans la saisie, l'organisation et le suivi des ordres de transport (OT) au quotidien.
- Transmettre les feuilles de route et instructions précises aux chauffeurs selon la typologie de transport (conteneurs, vrac en benne, béton en toupie, convois/matériel sur plateau).
- Accueillir et renseigner les chauffeurs au départ et au retour de tournée.
- Suivre l'avancement des livraisons en temps réel et remonter immédiatement les aléas (pannes, retards sur chantier, attentes aux ports/dépôts, météo).
2. Gestion documentaire et retour de tournée
- Récupérer, contrôler et classer l'ensemble des documents de transport émargés : bons de livraison (BL), lettres de voiture, bons de pesée (bennes/toupies), bons d'échange conteneurs (EIR).
- Pointer les heures de mise à disposition des véhicules et des chauffeurs (attentes sur site, dépassements d'horaires).
- Saisir les données d'exploitation dans le système informatique pour permettre le déclenchement de la facturation.
3. Suivi administratif, Facturation et Comptes Clients
- Facturation : Établir et éditer les factures de transport et prestations annexes (frais d'attente, immobilisation de conteneur, manutention, kilométrage spécifique).
- Vérification : Rapprocher systématiquement les ordres de transport, les bons émargés et les tarifs appliqués avant l'envoi de la facture au client.
- Comptes Clients : Créer et mettre à jour les fiches clients (coordonnées, consignes de livraison, conditions de règlement).
- Suivi des règlements et relances : Suivre les échéances de paiement, pointer les encaissements et effectuer les relances de premier niveau pour les factures impayées.
- Gestion des litiges : Traiter les réserves de premier niveau (manquants, casses, écarts de pesée ou de volume) en lien avec le dispatcheur et les clients.
Profil recherché
Compétences techniques & connaissances
- Formation / Expérience : Bac à Bac+2 (Transport/Logistique, Gestion PME/PMI, Assistanat) avec une première expérience réussie dans le transport routier ou le secteur du BTP / Matériaux.
- Connaissance du secteur : Sensibilité aux contraintes logistiques variées (rotation des toupies, livraisons de chantier, contraintes portuaires/conteneurs, règles d'arrimage sur plateau).
- Outils informatiques : Maîtrise du Pack Office (particulièrement Excel) et idéalement d'un logiciel de gestion du transport (TMS) ou de facturation.
- Connaissance du territoire : Bonne connaissance du réseau routier et des zones d'activités/chantiers de Guyane.
Qualités personnelles
- Rigueur et réactivité : Capacité à traiter un volume important d'informations (bons de livraison, factures) tout en répondant aux urgences du dispatch.
- Sens de la communication : Aisance relationnelle pour échanger efficacement avec des interlocuteurs variés (chauffeurs, chefs de chantier, clients, direction).
- Esprit d'équipe et d'entraide : Véritable binôme du dispatcheur, capable de prendre le relais sur les tâches courantes.
- Gestion des priorités : Capacité à rester calme et méthodique dans un environnement très dynamique.
Lieu du poste : En présentiel
