Placé(e) sous l'autorité du Secrétaire Général, l'Assistant(e) de Direction contribue au fonctionnement fluide, fiable et conforme du Secrétariat Général.
Il/elle assure l'assistanat de direction, la coordination administrative et logistique, le suivi des achats, ainsi que le support transversal à plusieurs Directions.
Le/la titulaire joue un rôle essentiel dans la qualité de l'organisation interne, la maîtrise des processus administratifs, la conformité réglementaire et la préparation des audits.
L'Assistant(e) de Direction du Secrétaire Général assure les missions suivantes :
- Assistanat de Direction du Secrétaire Général,
- Gestion administrative du Secrétariat Général,
- Suivi des achats et gestion administrative associée,
- Suivi des réclamations et demandes de contact,
- Support aux audits, conformité et continuité d'activité,
- Coordination administrative transversale.
Profil :
Peuvent faire acte de candidature les candidats justifiants d'une formation scolaire ou universitaire :
Titulaire d'une formation scolaire / universitaire :
- Formation Bac +2/3 : BTS Assistant(e) Manager, Assistant(e) de Gestion PME/PMI ou équivalent.
Expérience professionnelle demandée :
- 3 ans minimum dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur portuaire ou industriel. La connaissance des spécificités du secteur portuaire constitue un atout.
Savoir-faire requis :
- Maîtrise de l'anglais professionnel (lu, parlé, écrit)
- Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et numériques
- Organisation et gestion d'agenda, planification d'activités et coordination des échéances
- Rédaction professionnelle de documents (notes, comptes rendus et courriers),
- Gestion administrative rigoureuse des commandes, réclamations et circuits de validation
- Suivi de la veille réglementaire de premier niveau
- Organisation logistique et documentaire des audits internes et externes
- Gestion documentaire électronique et physique (classement, archivage, diffusion)
- Suivi de tableaux de bord et indicateurs administratifs
- Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse
- Capacité d'anticipation, de relance et de suivi des actions
- Capacité à structurer l'information et à produire des suivis fiables.
Démarche Qualité :
- Appliquer les consignes du Manuel de Qualité - Respect des procédures
- Veiller au respect des procédures relevant de son périmètre d'activité.
Personnalité recherchée :
- Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités
- Autonomie, réactivité et sens du service
- Discrétion, respect de la confidentialité et fiabilité
- Aisance relationnelle
- Sens de l'accueil et posture professionnelle
- Goût du travail en équipe et esprit coopératif
- Proactivité et force de proposition pour l'amélioration continue.
