À propos du poste
L'Office Manager est le garant du bon fonctionnement quotidien des bureaux et de la qualité de l'environnement de travail. À ce titre, il/elle assure une présence régulière sur site et coordonne l'ensemble des activités administratives, logistiques et opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
Responsabilités
- Gestion des bureaux et services généraux
- Assurer une présence quotidienne dans les locaux et veiller au bon fonctionnement des bureaux.
Accueil et expérience collaborateurs
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires, fournisseurs et candidats.
- Garantir une expérience d'accueil professionnelle et conforme à l'image de TRACE.
- Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs sur les sujets liés à la vie de bureau.
- Participer à l'intégration logistique des nouveaux collaborateurs (poste de travail, accès, matériel, accueil).
Gestion administrative et logistique
- Gérer le courrier entrant et sortant, les colis, les livraisons et les services de messagerie.
- Assurer l'archivage et le classement des documents administratifs lorsque nécessaire.
- Réaliser les commandes de fournitures, consommables et équipements de bureau.
- Assurer le suivi des stocks et anticiper les besoins des équipes.
- Suivre les dépenses liées à l'office management et participer au contrôle budgétaire de son périmètre.
Support à la Direction
- Organiser les déplacements professionnels de la Direction et des collaborateurs concernés.
- Assurer les réservations de transport, hébergement, visas et services associés.
- Coordonner certaines demandes administratives et logistiques de la Direction Générale.
- Assurer le suivi des prestataires et fournisseurs intervenant pour les besoins de la Direction.
Événementiel interne et vie d'entreprise
- Organiser les événements internes, réunions, séminaires, formations et moments de convivialité.
- Coordonner la logistique des visites, réunions externes et événements accueillis dans les locaux.
- Contribuer à l'amélioration continue de l'expérience collaborateur et de la qualité de vie au travail.
Gestion de projets et amélioration continue
- Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à optimiser le fonctionnement des bureaux.
- Participer à des projets transverses liés aux services généraux, aux RH ou aux opérations.
- Mettre en place et suivre les procédures administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
- Superviser la bonne tenue des espaces de travail, salles de réunion, espaces communs et zones d'accueil.
- Identifier et coordonner la résolution des incidents techniques, matériels ou logistiques.
- Superviser les prestataires de services (nettoyage, maintenance, sécurité, climatisation, fontaines à eau, copieurs, courrier, etc.).
- Gérer les accès aux locaux, les badges, les clés et les dispositifs de sécurité.
- Assurer le suivi des contrats fournisseurs et des interventions techniques.
- Veiller au respect des règles de sécurité, d'hygiène et des obligations réglementaires applicables aux locaux.
Profil recherché
Bac +2 minimum (BTS Assistant de Direction, BTS Support à l'Action Managériale, BTS Gestion de la PME, DUT/BUT Gestion Administrative et Commerciale ou équivalent). Une formation Bac +3 en gestion, administration, assistanat de direction, hospitality management ou équivalent est un plus.
Rémunération : 803,00€ à 1 867,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
Lieu du poste : En présentiel
