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Standardiste H/F

NOTARIA & ASSOCIES
Mundolsheim (67)

Détails de l'emploi

CDI | Temps plein

Avantages

Prise en charge du transport quotidien
Participation
Intéressement

Qualifications

Microsoft Office
Secrétariat
Niveau Bac
Bureautique
Niveau Bac +2

Description complète du poste

Mission principale

Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'office, orienter les clients et partenaires vers les bons interlocuteurs, et contribuer au bon fonctionnement administratif de l'étude, dans le respect de la confidentialité inhérente à l'activité notariale.

Activités principales

Accueil téléphonique

 Réceptionner, filtrer et orienter les appels vers les notaires, clercs et collaborateurs

 Prendre les messages avec précision (identité, objet, coordonnées, dossier concerné) et les transmettre sans délai

 Renseigner les appelants sur les informations générales (horaires, pièces à fournir, avancement sur instruction du collaborateur en charge)

 Gérer les situations d'attente et les interlocuteurs difficiles avec courtoisie

Accueil physique

 A l’ouverture allumer les ordinateurs des salles de signature et veiller à leur tenue

 Accueillir les clients, les installer en salle d'attente, prévenir les collaborateurs concernés

 Vérifier les rendez-vous et tenir le planning des salles de signature

 Réceptionner les plis, courriers recommandés et remises de pièces contre récépissé

Tâches administratives associées

 Trier et distribuer le courrier entrant, affranchir le courrier sortant

 Numériser et enregistrer les documents entrants dans le logiciel de l'étude (iNot / Genapi)

 Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas partagés

 Gérer les fournitures d'accueil et veiller à la bonne tenue des espaces de réception

Compétences requises

Savoir-faire

 Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et d'un standard multilignes

 Excellente expression orale et écrite en français

 Prise de messages fiable et gestion simultanée de plusieurs flux

 La connaissance du vocabulaire notarial et du logiciel iNot / Genapi est un plus

Savoir-être

 Discrétion absolue et respect du secret professionnel

 Présentation soignée, sens du service et de la diplomatie

 Rigueur, ponctualité, calme face à l'affluence

Profil

 Formation Bac à Bac+2 (accueil, secrétariat, assistanat)

 Première expérience en accueil exigée ; expérience en environnement juridique appréciée

(étude, cabinet d'avocats, huissier) ou en milieu médical (cabinet médical, clinique, secrétariat hospitalier)

Conditions et rémunération

 Contrat 35 h, présence requise sur les horaires d'ouverture de l'office

 Rémunération selon la grille de la CCN du Notariat et expériences passées

 13e mois

 Accord d'intéressement

 Mutuelle d'entreprise avec prise en charge employeur avantageuse

 Primes en cas d'apport d'affaires

 Participation aux frais de transport en commun

Avantages :

Intéressement et participation

Lieu du poste : En présentiel

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