Description de la SRA Occitanie
La Structure Régionale d’Appui (SRA) à la qualité des soins [et des accompagnements] et à la sécurité des patients [et des personnes accompagnées] d’Occitanie est une association loi 1901 dont les membres sont acteurs de la santé en région Occitanie.
Elle a pour mission de sensibiliser, former et accompagner tout professionnel de santé quels que soient son lieu et son mode d’exercice ou tout représentant légal d’établissement de santé et d’établissement ou service médico-social de la région Occitanie dans leurs démarches d’amélioration de la qualité et de la sécurité des parcours de santé.
Finalité de la fonction
L’assistant·e administrative et projet contribue à la mise en œuvre opérationnelle des missions de la SRA Occitanie en apportant un appui administratif, logistique et organisationnelle aux actions de formations, d’accompagnement et aux projets postés par l’équipe opérationnelle.
Il·Elle participe à la préparation, au déploiement et au suivi des actions inscrites dans le programme de travail de la SRA Occitanie.
Il·Elle participe à la continuité de service de l’activité de formation, en assurant une polyvalence avec les autres membres de l’équipe.
Description de la fonction
Secrétariat administratif et fonctionnement général
- Participer à la gestion des communications internes et externes (appels téléphoniques, courriers électroniques, courrier postal, …) ;
- Contribuer à la préparation et à la mise en forme de documents nécessaires au fonctionnement de la structure (comptes-rendus, rapports et présentations, …) ;
- Participer à la gestion des adhésions (appel à cotisation, renouvellement d’adhésion, ouverture des accès adhérents, …) ;
- Participer à la gestion des besoins logistiques de la structure ;
- Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents relevant de son périmètre d'activité, dans le respect des procédures en vigueur ;
- Assurer les relations avec les prestataires de maintenance et les fournisseurs (entretien, support informatique, …) ;
- Participer à la formalisation, à l'actualisation et au partage des procédures administratives relevant de son périmètre d'activité ;
- Participer à la continuité de service des activités administratives, de formation et de communication en lien avec les autres membres de l'équipe.
Gestion administrative de l’activité de formation
- Participer à la planification des sessions de formations ;
- Constituer et suivre les dossiers dans le respect des règles et procédures établies en lien avec la certification QUALIOPI ;
- Participer à l'organisation matérielle des sessions de formation ;
- Préparer les dossiers formateurs (émargement, évaluation, support de formation, …) ;
- Assurer la transmission des éléments de facturation ;
- Participer au déploiement, à l'administration et à l'utilisation du logiciel de gestion de la formation ;
- Participer au suivi des indicateurs qualité et à la préparation des audits liés à l'activité de formation ;
Gestion administrative et logistique des événements
- Participer à l'organisation des manifestations régionales ;
- Participer aux aspects logistiques avec les prestataires ;
- Participer à la gestion des inscriptions des évènements ;
- Préparer les documents nécessaires au bon déroulement des événements.
Appui aux projets
- Participer à la préparation, au suivi et à la valorisation des actions inscrites au programme de travail ;
- Apporter un soutien logistique et organisationnel aux chargés de mission ;
- Contribuer à l'organisation des accompagnements, groupe de travail et webinaires ;
- Assurer le suivi des inscriptions et la préparation des supports nécessaires aux actions ;
- Participer au suivi des indicateurs d'activité et à la consolidation des données nécessaires au bilan des projets.
Profil et compétences requises
PROFIL
- Diplôme de niveau Bac +2 (BTS, …) ou formation dans le domaine de la gestion administrative, de la gestion de projet ou de la formation ;
- Expérience souhaitée en établissement social, médico-sociale ou sanitaire ;
- Une expérience dans un organisme de formation serait appréciée ;
- Intérêt pour les démarches d'amélioration de la qualité, la coordination d'acteurs et le travail en équipe pluridisciplinaire.
CONNAISSANCES
- Procédures administratives et de gestion documentaire
- Techniques d'organisation d'événements et de gestion logistique
- Méthodologie de projet (planification, suivi d'actions, reporting)
- Exigences de la certification Qualiopi et principes de l'amélioration continue de la qualité en formation
- Fonctionnement des structures sanitaires, médico-sociales et des acteurs du système de santé
- Culture de la sécurité des soins et des accompagnements et de la gestion des évènements indésirables
SAVOIR-FAIRE
- Organiser, planifier et assurer le suivi de plusieurs activités en parallèle
- Gestion du suivi administratif et logistique des formations
- Rechercher, traiter et transmettre des informations de manière fiable
- Maîtrise des outils de bureautique
- Capacité d’analyse et de synthèse, aisance rédactionnelle
- Capacité à prioriser les tâches et à travailler en autonomie
- Travail en équipe
SAVOIR ÊTRE
- Respect du secret professionnel
- Respect des valeurs : bienveillance, confiance, partage et objectivité
- Sens de la communication, de l’écoute, esprit d’équipe
- Capacités d’adaptation, d’autonomie, d’initiative et de créativité
Conditions de travail
Classification conventionnelle du poste (CCN51) : Regroupement de métiers 3.2 – Technicien administratif
Quotité de travail en équivalent temps plein (ETP) : 1 ETP (37 h / semaine)
Rémunération mensuelle brute : 1 900 € - 2 300 €
Spécificités du poste :
CDI avec période d’essai de 2 mois
Poste basé actuellement au 6 rue de Lourdes – 31300 Toulouse
Mobilité régionale (permis B indispensable) : les missions de la SRA impliquent des déplacements occasionnel au niveau de la région (véhicule de service)
Modalités de candidature
Mode de candidature : mail à l’attention de Mme Anaïs LAFITTE ([email protected])
Dossier de candidature : lettre de motivation et CV.
NB : Les candidatures incomplètes ne seront pas traitées.
Date limite de candidature : 9 septembre 2026
Rémunération : 1 900,00€ à 2 300,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
