À propos du poste
Bordeaux Ventilation Service est une PME spécialisée dans l'installation, la maintenance et le dépannage des équipements de ventilation, climatisation et extraction de cuisines professionnelles.
Dans le cadre de son développement, BVS souhaite recruter un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) afin d'accompagner le dirigeant dans la gestion quotidienne de l'activité et d'assurer la coordination administrative entre les clients, les techniciens, les fournisseurs et les partenaires de l'entreprise.
Le poste est polyvalent et occupe une position centrale dans l'organisation de l'entreprise.
Démarrage autour de mi-septembre 2026.
2. MISSIONS PRINCIPALES
A. Gestion des clients et appels entrants
- Réceptionner les appels téléphoniques entrants.
- Identifier et qualifier les demandes clients.
- Apporter un premier niveau de réponse.
- Recueillir les informations nécessaires à l'établissement d'un devis ou à la programmation d'une intervention.
- Orienter les demandes techniques vers le dirigeant ou les techniciens lorsque nécessaire.
- Assurer une qualité d'accueil et de service conforme à l'image de BVS.
B. Devis et suivi commercial
- Préparer et établir les devis à partir des éléments techniques et tarifaires disponibles.
- Envoyer les devis aux clients.
- Assurer le suivi des devis en attente.
- Effectuer les relances commerciales.
- Identifier les devis nécessitant une action ou une décision du dirigeant.
- Mettre à jour les informations commerciales dans les outils de gestion de l'entreprise.
C. Contrats de maintenance et activité récurrente
- Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance.
- Identifier les contrats arrivant à échéance ou devant être renouvelés.
- Relancer les clients pour le renouvellement des contrats.
- Programmer les interventions de maintenance récurrentes.
- Participer au développement du portefeuille de contrats récurrents.
- Maintenir une base clients et contrats à jour.
D. Planification des interventions
- Organiser et optimiser le planning des techniciens.
- Programmer les interventions avec les clients.
- Affecter les interventions aux techniciens en fonction de leurs compétences, disponibilités et secteurs géographiques.
- Confirmer les rendez-vous auprès des clients.
- Gérer les modifications de planning, reports et urgences.
- Vérifier que les informations nécessaires à l'intervention sont correctement renseignées.
- Assurer la coordination quotidienne entre les clients, les techniciens et le dirigeant.
E. Facturation et recouvrement
- Établir les factures à partir des interventions réalisées et des devis acceptés.
- Vérifier la bonne transmission des factures aux clients.
- Suivre les échéances de règlement.
- Identifier les factures échues et les retards de paiement.
- Effectuer les relances clients par téléphone et par e-mail.
- Assurer le suivi des engagements de règlement.
- Alerter le dirigeant en cas de retard important ou de litige nécessitant son intervention.
F. Commandes et fournisseurs
- Préparer et passer les commandes de matériel nécessaires aux interventions.
- Suivre les commandes et les délais fournisseurs.
- Vérifier la disponibilité du matériel avant les interventions.
- Assurer le lien avec les fournisseurs en cas de retard ou de problème de livraison.
- Centraliser les bons de commande, bons de livraison et factures fournisseurs.
G. Gestion administrative et comptable
En relation avec le dirigeant et l'expert-comptable :
- Collecter et centraliser les factures fournisseurs.
- Vérifier leur bonne réception et leur classement.
- Préparer et transmettre les pièces nécessaires à l'expert-comptable.
- Effectuer le rapprochement et le suivi administratif des achats.
- Préparer les éléments nécessaires aux déclarations de TVA.
- Participer au contrôle des éléments de TVA avant transmission ou déclaration.
- Assurer un classement administratif rigoureux des documents de l'entreprise.
3. RESPONSABILITÉS DU POSTE
L'Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) devient progressivement le point de coordination administratif de l'entreprise.
Son objectif est notamment de permettre :
- une réponse rapide aux demandes clients ;
- un suivi systématique des devis ;
- une planification efficace des techniciens ;
- une facturation rapide après intervention ;
- une diminution des retards de paiement ;
- un renouvellement régulier des contrats de maintenance ;
- une bonne anticipation des besoins en matériel ;
- une gestion administrative et comptable fiable.
4. PROFIL RECHERCHÉ
Nous recherchons avant tout une personne :
- organisée et rigoureuse ;
- autonome et capable de gérer plusieurs sujets simultanément ;
- à l'aise au téléphone et dans la relation client ;
- dynamique et réactive ;
- disposant d'un bon sens commercial ;
- capable de relancer un client avec tact mais fermeté ;
- à l'aise avec les outils informatiques et logiciels de gestion ;
- capable de travailler dans l'environnement opérationnel et évolutif d'une PME.
Une expérience dans une entreprise de services, de maintenance, du bâtiment, du génie climatique ou dans un environnement avec des techniciens itinérants serait particulièrement appréciée.
5. COMPÉTENCES ATTENDUES
Relation client
- Très bonne communication téléphonique.
- Qualité rédactionnelle.
- Sens du service client.
- Capacité à gérer des clients exigeants ou des situations urgentes.
Organisation
- Gestion de planning.
- Priorisation des tâches.
- Anticipation.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Rejoignez-nous pour faire partie d’une équipe engagée où votre dynamisme contribuera directement à notre succès collectif !
Rémunération : 2 200,00€ par mois
Expérience:
- relance commerciale: 3 ans (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel
