L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.
ACTIVITES ESSENTIELLES :
Réaliser des opérations de gestion courante du domaine des finances (en collaboration et sous la supervision du responsable de service Finances)
Exécution du budget dans le cadre du Projet CAP GS (Clermont Auvergne Project -Graduate School) de l’institut SVSAE (550 000 euros), établissement des bons de commandes
Gestion des bourses de stages des étudiants
Gestion des bourses d’excellence et de mobilité des étudiants
Gestion des Professeurs invités (recrutement, gestion, suivi dossier RH, finances et autres…)
Faire un bilan, analyse et reporting de l’activité
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
Réaliser des opérations de gestion courant dans le domaine de la gestion administrative (assistanat de direction)
Assister le Directeur et la Directrice Administrative dans la gestion administrative des relations internes et externes ;
Gérer les appels téléphoniques et l’agenda du Directeur et de la Directrice Administrative et contrôler les échéances ;
Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions des instances (ordre du jour, convocation, lancement des réunions en distanciel, prise de note, rédaction de PV et diffusion…) ;
Préparer les dossiers du Directeur et de la Directrice Administrative, en vue des réunions et des interventions, en veillant au respect des délais, et en lien étroit avec les services des instituts ;
Gérer et traiter l’ensemble des informations écrites (courrier, notes de service, courriers électroniques) et orales (téléphone, accueil, rendez-vous…) ;
Elaborer et rédiger des documents (courriers, notes, procès-verbaux...) ;
Transmettre en interne (composantes et laboratoires de recherche) et en externe, les décisions prises et les informations pertinentes ;
Alimenter des tableaux de bord, mettre à jour des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information ;
Gérer le fichier des contacts institutionnels (liste de diffusion, listes des référents…) ;
Organiser et suivre les déplacements du Directeur ;
Gérer les ordres de missions NOTILUS des personnels propres Institut (Directeur, Directrice Administrative, Chargés de mission…) ;
Classer et répartir le courrier destiné à l’Institut ;
Gérer les boites mails génériques du Directeur et de la Directrice Administrative (suivi et archivage) ;
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
Classer et archiver les dossiers
Participer aux activités générales du service et nécessités de service
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
Connaissance souhaitée de l’organisation générale et du fonctionnement d’un établissement universitaire
Connaissance de l’organisation administrative des UFR et de l’Université en général
Connaissance de l’environnement des EPSCP
Connaissance de la réglementation GBCP
Connaissance de base des finances publiques
Compétences opérationnelles :
Connaitre les textes règlementaires, notamment ceux en vigueur dans le domaine de la mobilité internationale des chercheurs et des étudiants
Maitriser les techniques de communication
Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
S’exprimer oralement ou par écrit
Maîtrise des règles grammaticales et orthographiques
Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, etc).
Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, power point), le publipostage et finance (SIFAC)
Mettre en œuvre les procédures et les règles d’exécution budgétaire
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
Savoir mettre à jour des tableaux de bord
Savoir planifier ses activités et les hiérarchiser par ordre de priorité
Savoir rendre compte de ses activités
Compétences comportementales :
Sens relationnel, être à l'aise au téléphone
Avoir le sens du service public
Réactivité et rigueur
Discrétion professionnelle
Sens de l’organisation
PREREQUIS / FORMATION souhaitée : Comptabilité, gestion administrative
SPECIFICITES/CONTRAINTES DU POSTE :
Rémunération : INM 373 soit 1 867.02 €
Prime possible : fourchette de 120 € à 240 € bruts selon expérience
Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
Congés : 49 jours annuels (base 37h30)
Participation aux frais de transports en commun
Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.
Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents : https://class.uca.fr/
Accès à un plan de formation des personnels
Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes
notamment handi-accueillants.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :
